Thaiihdc.org

บทบาทของผู้ปฏิบัติงานในด้าน “HRD”

จากการที่องค์การหลายแห่งได้ตระหนักถึงความสำคัญของการปรับปรุง การเพิ่มและพัฒนาขีดความสามารถของบุคลากรในองค์การ จึงทำให้งานด้านการพัฒนาบุคลากรหรือ Human Resource Development : HRD ได้รับความสนใจและผู้บริหารระดับสูง CEO, Managing Director หรือ President ได้ตระหนักถึงความสำคัญของงานดังกล่าวมากยิ่งขึ้น พบว่ามีองค์การหลายแห่งได้จัดตั้งงานดังกล่าวนี้เป็นหน่วยงานเฉพาะขึ้น มีชื่อเรียกแตกต่างกันไป เช่น ศูนย์การเรียนรู้ (Learning Center), ฝ่ายบริหารผลการดำเนินงาน (Performance Management Department), ฝ่ายพัฒนาขีดความสามารถของพนักงาน (Competency Development Department) หรือฝ่ายพัฒนาองค์กร (Organization Development Department) เป็นต้น ซึ่งงานการพัฒนาบุคลากรนั้นมีความหมายและบทบาทมากไปกว่าการฝึกอบรมพนักงานเท่านั้น ปัจจุบันยังมีองค์การหลายแห่งความใจผิดคิดว่าการพัฒนาบุคลากรก็คือการฝึกอบรม จึงทำให้เกิดเป็นฝ่ายฝึกอบรม (Training Department) ขึ้นในองค์กรมีหน้าที่ในการจัดหาหลักสูตรการฝึกอบรมที่เหมาะสมให้กับบุคลากรในองค์การ มีบทบาทแต่เพียงให้คำแนะนำถึงหลักสูตรที่จำเป็นเพื่อเพิ่มพูนขีดความสามารถและศักยภาพของพนักงานเท่านั้น
               บทบาทของการพัฒนาบุคลกรไม่ใช่เป็นแค่การจัดหาโปรแกรมการฝึกอบรมที่เหมาะสม การควบคุมดูแลให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดของระเบียบข้อบังคับของกรมพัฒนาฝีมือแรงงานเท่านั้น Dave Ulrich (1997) อ้างถึงในหนังสือ Transforming HR: Creating Value through People ปี 2005 ได้กล่าวถึงบทบาทของการนักทรัพยากรมนุษย์ไว้ดังนี้

               
Administrative Expert : การเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านงานธุรการ งานบริหารจัดการในเรื่องทั่วๆ ไปที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาบุคลากรในองค์การ ซึ่งมีองค์การบางแห่งเรียกบทบาทดังกล่าวนี้ว่าเป็น Functional Expert เป็นผู้เชี่ยวชาญในงานด้าน HRD ทั้งนี้ลักษณะของการเป็น Administrative Expert นั้น ได้แก่

1. เชี่ยวชาญในงานด้านเอกสาร และการติดต่อประสานงาน :บุคคลเหล่านี้จะมีภารกิจหน้าที่ในการรวบรวม จัดเตรียม และจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาบุคลากร เช่น การจัดเตรียมแบบฟอร์มการจัดฝึกอบรม   ภายในให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ในกรณีที่มีการร้องขอเกิดขึ้น หรือการจัดเตรียมเอกสารเพื่อยื่นกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน หรือการจัดทำเอกสารในรูปแบบ Power Point เพื่อนำเสนอผลงานและความคืบหน้าในงาน HRD ในการประชุมผู้บริหาร หรือในการประชุมกับกลุ่มผู้บริหารของสายงานต่างๆ รวมไปถึงการติดต่อกับวิทยากร ผู้เข้าสัมมนาในการจัดฝึกอบรมในแต่ละครั้ง การประเมินผลความพึงพอใจของผู้เข้าอบรมว่ามีความพึงพอใจในหลักสูตร วิทยากร สถานที่จัดอบรม อาหารว่าง และอาหารกลางวันมากน้อยแค่ไหนบ้าง
2. เชี่ยวชาญในงานด้านกฎระเบียบ หลักการ และแนวนโยบายการพัฒนาบุคลากรในองค์การ:บุคคลเหล่านี้จะมีภารกิจหน้าที่ในการวางกฎระเบียบที่จำเป็นเพื่อให้บุคลากรในองค์การมีมาตรการหรือบรรทัดฐานที่ใช้ร่วมกันในพัฒนาบุคลากรของตนเอง เช่น ระเบียบในการขอเข้ารับการฝึกอบรมภายใน ระเบียบในการขอทุนการศึกษา เป็นต้น รวมถึงการตอบข้อซักถามจากองค์การจากภายนอก  และพนักงานภายในองค์การเกี่ยวกับหลักสูตรการฝึกอบรมที่เปิดสอนภายนอก หรือภายในที่หน่วยงานพัฒนาบุคลากรจัดให้มีขึ้น
3. เชี่ยวชาญในด้านเทคโนโลยี : เป็นคนที่ทำหน้าที่ในการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในงานพัฒนาบุคลากร การจัดหาหรือพัฒนาซอฟแวร์มาใช้เพื่อให้งานพัฒนาบุคลากรเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น เช่น การนำ IT มาใช้ช่วยออกแบบระบบการขอฝึกอบรมผ่านภายในหรือภายนอกองค์การ การผลิตสื่อการสอนผ่านระบบคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า E-Learning การตอบข้อซักถามและช่วยเหลือให้พนักงานในองค์การสามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในด้านการพัฒนาบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น หากพนักงานไม่สามารถเปิดใช้ระบบ E-Learning ที่บริษัทจัดให้มีขึ้น บุคคลที่ทำหน้าที่ดูแลระบบงานนี้จะต้องเข้าไปแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบ E-Learning นั้น
4. เชี่ยวชาญในด้านการเตรียมข้อมูล บทวิเคราะห์ วิจัย : มีหน้าที่ค้นคว้าวิจัย หาข้อมูลทางวิชาการ เช่น บทความ บทสัมภาษณ์ บทวิจัย หรือแม้กระทั่งข่าวสารที่เป็นประโยชน์ในเรื่องการพัฒนาบุคลากร เพื่อนำส่งให้กับผู้บริหารในหน่วยงาน พนักงานที่สนใจ และบุคลากรที่ทำงานอยู่ในหน่วยงาน HR เองด้วยกันเองอ่านและนำมาแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน รวมถึงการดูแลข้อมูลข่าสารที่จะนำไปลงใน Intranet ของบริษัท ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาขีดความสามารถและเพิ่มศักยภาพของบุคลากรภายในองค์การ

               อย่างไรก็ตามความเชี่ยวชาญในด้านต่างๆ  ที่กล่าวถึงข้างต้นนั้น เป็นเพียงแค่งานประจำวันที่นักพัฒนาบุคลากรรับผิดชอบ ถือได้ว่าเป็นบทบาทเบื้องต้นที่สนับสนุนให้งานพัฒนาบุคลากรตอบสนองต่อธงหรือเป้าประสงค์ที่องค์การกำหนดขึ้น ซึ่งนักพัฒนาบุคลากรทั้งหลายควรจะสำรวจตนเองในตอนนี้ว่ามีบทบาทหน้าที่อย่างไรในการพัฒนาบุคลากรในองค์การ ทำหน้าที่ในฐานะผู้เชี่ยวชาญงานประจำหรือไม่ ถ้าใช่องค์การของท่านกำลังตกอยู่ในภาวะอันตราย ซึ่งท่านเองจะต้องกลับมาปฏิรูปบทบาทของตนเองที่ไม่ใช่เพียงแค่การเป็น Administrative Expert เท่านั้น ที่จะทำให้องค์การอยู่รอดได้เพียงแค่ปัจจุบัน แต่หากองค์การต้องการความเจริญเติบโตต่อไปในอนาคต การสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันนั้น นักพัฒนาบุคลากรจะต้องปรับเปลี่ยนบทบาทตนเอง ขยับฐานะไปเป็น Employee Champion, Strategic Partner และ Change Agent ซึ่งผู้เขียนจะนำเสนอในบทความตอนถัดไป ... พบกันในฉบับหน้าค่ะ

ในบทความฉบับที่แล้ว ได้กล่าวถึงบทบาทของนัก HRD ที่มุ่งเน้นในเรื่องของ Expert Administration ที่เน้นนัก HRD เชิงรับมากกว่าเชิงรุก ทั้งนี้นัก HRD มิใช่เป็นเพียงแค่ผู้เชี่ยวชาญที่เก่งในงานเอกสาร งานติดต่อประสานงานเท่านั้น อีกบทบาทหนึ่งที่นัก HRD จะต้องมีก็คือ “Employee Champion”

               Employee Champion:บทบาทของนัก HRD นั้นจะต้องเป็นตัวแทนของฝ่ายบริหารในการหาวิธีการทำให้พนักงานในองค์การเกิดความผูกพัน ความจงรักภักดี และความพร้อมที่จะทุ่มเทความรู้ ความสามารถในการทำงานให้เกิดผลงาน ในปัจจุบันนี้บทบาทดังกล่าวจะเป็นที่รับรู้กันในฐานะของผู้สนับสนุน หรือ Employee Advocate (EA) และนักพัฒนาให้เกิดทุนมนุษย์ในองค์การ หรือ Human Capital Developer (HC) ซึ่งบทบาทดังกล่าวนี้มีส่วนช่วยผลักดันให้นัก HRD จะต้องหาวิธีการทำอย่างไรให้พนักงานในองค์การเกิดความพึงพอใจ ไม่ว่าจะเป็นความพึงพอใจในระบบการบริหารจัดการงาน การจัดสภาพแวดล้อมในการทำงาน การบริหารงานของผู้บังคับบัญชา บรรยากาศในการทำงาน เพื่อนร่วมงาน และลักษณะงาน พบว่ามีคำถามที่ท้าทายจากนัก HRD ทั้งหลายว่าจะทำอย่างไรให้พนักงานเกิดความพึงพอใจ ความรักที่จะทำงานให้กับองค์การ จะเห็นได้ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นกับพนักงานในทุกวันนี้ก็คือ พนักงานเกิดความไม่เข้าใจ หรือเข้าใจผิดในองค์การ ไม่รับรู้ถึงเจตนารมณ์หรือความต้องการของผู้บริหาร และไม่รู้ว่า ณ ตอนนี้สถานการณ์ในองค์การเป็นอย่างไรบ้าง จึงทำให้พนักงานต่างแสวงหาหรือเกิดความต้องการจากองค์การไปต่าง ๆ นาๆ และเมื่อพวกเขาไม่ได้รับในสิ่งที่ต้องการ จึงเป็นเหตุให้พนักงานเกิดความรู้สึกเบื่อหน่าย ท้อใจ และไม่ต้องการทำงานนั้นอีกต่อไป และในที่สุดผลงานของพนักงานคนนั้นตกต่ำลง หรือไม่องค์การก็สูญเสียพนักงานเหล่านั้นไป

               การจัดระบบการสื่อสารที่ดีจึงเป็นหนทางหนึ่งในการป้องกันปัญหาที่กล่าวถึง วัตถุประสงค์เพื่อสร้างความใกล้ชิด ความสนิทสนมให้เกิดขึ้นระหว่างพนักงานกับนัก HRD ซึ่งนัก HRD จะได้ใช้ช่องทางนี้ในการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายพนักงาน แนวทางในการสื่อสารกับพนักงานมีได้หลากหลายแนวทาง ซึ่งผู้เขียนขอแลกเปลี่ยนช่องทางการสื่อสารเพื่อสร้างสัมพันธภาพที่ดีให้เกิดขึ้นกับพนักงาน ดังต่อไปนี้

               1.  จัด HRD คลีนิก – เป็นคลีนิกเพื่อรับฟังปัญหาของพนักงาน เพื่อให้พนักงานรับรู้ว่านัก HRD ไม่ใช่ผู้พิทักษ์ผลประโยชน์ของฝ่ายบริหารอย่างเดียว พวกเขายังเป็นตัวแทนของฝ่ายบริหารในการรับรู้ และรับฟังปัญหาจากพนักงาน เพื่อจะได้รวบรวมปัญหาที่เกิดขึ้นกับพนักงานไปนำเสนอต่อฝ่ายบริหารต่อไปได้ พบว่าองค์การบางแห่งจัด HR คลีนิกผ่านทาง Intranet ขององค์การ สามารถเขียนถามนัก HRD ในฐานะผู้เชี่ยวชาญที่มีหน้าที่ในการตอบคำถามผ่านทาง Intranet หรือติดต่อผ่านทางนัก HRD ที่เป็นที่ปรึกษาภายในองค์การได้โดยตรง

               2. จัดกิจกรรมนำไปสู่การพูดคุยกับพนักงาน – การคิดหากิจกรรมเป็นอีกช่องทางหนึ่งในการสื่อสารพูดคุยกับพนักงานเพื่อค้นหาปัญหาและความต้องการของพนักงาน ในช่วงการพูดคุยนั้นจะต้องเน้นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ นัก HRD จะต้องสร้างบรรยากาศให้เป็นกันเองมากที่สุด องค์การบางแห่งได้คิดริเริ่มกิจกรรมพิเศษนี้ขึ้น โดยใช้ชื่อว่ากิจกรรม “คุยสบาย ๆ ยามบ่ายกับงาน HRD” หรือ “จับเข่าคุบกับงาน HRD”

               3. ใช้โอกาสในช่วงการประชุม Morning Talk– นัก HRD ควรจะตรวจสอบกำหนดการประชุมของหน่วยงานต่างๆ ในทุกเช้า เพื่อค้นหาว่ามีหน่วยงานใดบ้างที่ทำ Morning Talk กับทีมงานของตนเอง เพื่อว่านัก HRD จะได้ขอช่วงเวลาเพียง 5-10 นาทีในการพูดคุยถึงความเคลื่อนไหวของระบบงานต่างๆ ที่ถูกนำมาใช้ในองค์การ รวมถึงความต้องการของผู้บริหารที่มีต่อพนักงาน

               4. เข้าถึงพนักงานโดยตรง – หน้าที่งานของนัก HRD นั้นจะต้องทำงานเชิงรุก ไม่ใช่ทำงานเชิงรับที่คอยจะรับคำสั่งจากผู้บริหารและพนักงานในองค์การเท่านั้น นัก HRD ในองค์การจะต้องสามารถเข้าถึงพนักงานด้วยการพูดคุยกับพวกเขาโดยตรง หาโอกาสในการนั่งคุยแบบสบายๆ เพื่อสอบถามความพึงพอใจในการทำงาน สอบถามจุดมุ่งหมายในชีวิต รวมถึงความฝันหรือสิ่งที่พวกเขาอยากจะทำและอยากจะได้จากองค์การ ผู้เขียนขอแชร์ประสบการณ์จากองค์การหนึ่ง ที่นัก HRD จะกำหนดไว้ว่าในแต่ละวันจะต้องคุยกับพนักงานอย่างน้อยวันละ 1 คน  และเมื่อคุยเสร็จนัก HRD จะต้องบันทึกข้อมูลเพื่อเก็บไว้เป็น Employee Profile ของพนักงานแต่ละคนเก็บไว้

               5. จัดเวทีเปิดอภิปรายผลงานและความคืบหน้า – นัก HRD จะต้องตระหนักไว้เสมอว่า “ที่ใดมีการเปลี่ยนแปลง ที่นั่นย่อมมีการต่อต้านเกิดขึ้น และการต่อต้านยิ่งจะทวีความรุนแรงมากขึ้น หากพนักงานในองค์การขาดความเข้าใจ และไม่รับรู้ว่าระบบงานนั้นพวกเขาจะต้องมีบทบาทและมีส่วนร่วมอย่างไรบ้าง” ดังนั้นสิ่งที่นัก HRD สามารถทำได้ก็คือการเปิดอภิปรายถึงระบบงานและเครื่องมือต่างๆ ในการพัฒนาบุคลากรที่ถูกนำมาใช้ในองค์การ เพื่อให้พนักงานรับฟังและมีโอกาสซักถามในสิ่งที่ไม่เข้าใจ

               จากแนวทางทั้ง 5 ประการนี้จะทำให้นัก HRD ได้ข้อมูลจากพนักงานมากเพียงพอในการนำมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ดีขึ้น รวมถึงเป็นสื่อกลางในการชี้แจงกับผู้บริหารเพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจถึงความต้องการและปัญหาที่เกิดขึ้นกับพนักงานในปัจจุบัน  ตลอดจนการทำงานของนัก HRD จะได้รับความไว้วางใจ ความศรัทธาในการทำงาน เป็นเหตุให้การต่อต้านจากพนักงานที่มีต่อระบบงาน HRD ลดน้อยลงไป ดังนั้นบทบาทของนัก HRD ในฐานะที่เป็น Employee Champion จึงเป็นเสมือนกาวใจที่เชื่อมสายสัมพันธ์ที่ดีให้เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงานในองค์การ

               สำหรับบทบาทของนัก HRD ยังไม่จบเพียงเท่านี้ ยังมีอีกสองบทบาทที่สำคัญซึ่งจะผลักดันให้นัก HRD สามารถขยับฐานะของตนเองที่สามารถทำให้ผู้บริหารระดับสูงในองค์การตระหนักถึงความสำคัญของการพัฒนาบุคลากรในองค์การ นั่นก็คือ บทบาทของการเป็น Strategic Partner และ Change Agent ที่ผู้เขียนจะนำเสนอรายละเอียดของบทบาททั้งสองในบทความฉบับหน้า............ติดตามให้ได้นะคะ